Piszemy wniosek o dofinansowanie: jak uniknąć katastrofy

Każdy program jest inny, ale schemat pisania wniosków o dofinansowanie jest podobny

Wiadomo, że każdy wniosek o dofinansowanie to inne zasady zapisane w regulaminie, generatory do składania aplikacji przez Internet, terminy składania, czas na rozpatrzenie odwołań i wiele innych czynników. Pokusiłam się jednak o zbiór dobrych, uniwersalnych rad, które mogą Wam służyć przy pisaniu Waszych projektów i które możecie wykorzystać niezależnie od programu grantowego.

Spiesz się powoli

Ta stara jak świat maksyma sprawdzi się doskonale w pisaniu wniosków. Z reguły dowiadujemy się o naborze wniosków w najmniej oczekiwanym momencie 😁, a czasu na złożenie tak niewiele…
Warto podzielić ten czas mądrze, czyli systematycznie pracować nad wnioskiem i nie zostawiać go na ostatnią chwilę. Wiem, wiem… łatwo powiedzieć. Jednak nieprzespane noce tuż przed terminem wcale nie służą naszej kreatywności i jasności umysłu.

A co powiecie na model pracy nad wnioskiem np. codziennie po godzinie? Lub dwa razy w tygodniu po trzy godziny? Albo Wasz własny system – ważne, żeby regularnie. Zobaczycie, jak Wasz wniosek ewoluuje po trzech tygodniach i ile nowych, lepszych pomysłów przyjdzie Wam do głowy. Zwolenników pracy na ostatni moment, a wiem, że wśród Was tacy są, i tak nie przekonam. Sama jeszcze niedawno tak robiłam. Widząc, jak spada moja przydatność do normalnego funkcjonowania następnego dnia po zarwanej nocy, zmieniłam podejście.

Kto szuka, ten znajdzie

Zawsze zaczynam właśnie od tego! Przeglądam Internet w poszukiwaniu danych do mojego wniosku. Co tak wnikliwie wertuję?

• wszystkie dokumenty programu (regulamin, kryteria oceny, projektowane zapisy umowy o dofinansowanie itp.)
• listy projektów, które otrzymały dofinansowanie w ubiegłych latach z danego programu. Na nie zwracam szczególną uwagę. Po pierwsze dlatego, że mogą być (chociaż wcale nie muszą) inspiracją do moich działań (obecnych i przyszłych). To prawdziwa skarbnica pomysłów! Po drugie dlatego, że odnajduję na nich podmioty, które otrzymały dofinansowanie i zdarza mi się (szczególnie w przypadku programu, do którego startuję pierwszy raz) skontaktować z niektórymi, żeby zasięgnąć języka: jak idzie realizacja projektu? jaki jest kontakt z grantodawcą? na co zwrócić szczególną uwagę? Poza kontaktem mailowym i/lub telefonicznym lubię podejrzeć relację z realizacji projektu, np. na Facebooku lub na stronie internetowej. Przykłady zrealizowanych projektów ZAWSZE dodają energii do działania i powodują przekonanie, że mnie też się uda.
• grupy tematyczne na Facebooku. Być może ktoś już podzielił się ważną informacją o wnioskach?
• zasoby dotyczące przewodniego tematu mojego wniosku. Piszę wniosek o np. seniorach: przeglądam, co mi wpadnie w oko na ten temat w Internecie. Oczywiście, mam już swoje sprawdzone ścieżki, jak np. Główny Urząd Statystyczny, urzędy gmin i miast, diagnozy lokalne, dokumenty rządowe. Ostatnio, oprócz czytania, także słucham: podcastów, audycji w radio. Słuchanie ma jedną, niezaprzeczalnie mocną stronę: można je połączyć z robieniem wielu innych rzeczy jednocześnie 😁 Im lepiej jesteś przygotowany z tematu, o którym piszesz, tym bardziej będzie to widać w ocenie punktowej Twojego wniosku!

Regulamin programu grantowego – rzecz święta!

Przeczytaj kilkukrotnie regulamin. Poświęć na tę czynność trochę czasu i od razu po lekturze zapisz sobie notatki, pytania, wątpliwości. Prześpij się z tym i następnego dnia zerknij na swoje zapiski i ponownie przeczytaj ten sam regulamin. Jeżeli nie znalazłeś odpowiedzi na zapisane dzień wcześniej pytania, to znaczy, że są kwestie, które MUSISZ wyjaśnić, zanim zaczniesz pisać wniosek o dofinansowanie. To ważne, ponieważ od początku będziesz mieć jasność, czy na pewno dobrze piszesz.

Regulamin to Twoja pomoc i drogowskaz w pisaniu wniosku grantowego. Szczególną uwagę zwróć na zapisy dotyczące punktacji. Skup się na tych elementach, za które możesz otrzymać najwięcej punktów. Nie rezygnuj ze spełnienia kryteriów dodatkowych, które są premiowane. W ostatecznym zestawieniu może okazać się, że Twój projekt przeszedł właśnie dlatego, że dostał jeden punkt za dodatkowe kryterium.

Masz pytania o wnioski? Jak ty grantodawcom, tak oni tobie…

Znacie to uczucie? Wniosek trzeba złożyć jutro (albo, co gorsza, jeszcze dzisiaj), a Wy macie kilkadziesiąt pytań do obsługi programu. Oczekiwanie na głos w telefonie, mail z odpowiedzią – poziom stresu dorównuje jeździe na rollercoasterze w największym parku rozrywki w Polsce. Zachowajcie uprzejmość i życzliwość wobec pań i panów po drugiej stronie. To zawsze działa. Oni też, tak jak Wy, pracują na sukces tego programu; im również zależy na rozdysponowaniu dotacji. Mówicie o tym samym, ale z dwóch stron. Warto nawiązać kontakt już na początku pisania wniosku, żeby rozwiać wątpliwości, a następnie kontynuować naszą korespondencję, żeby na każdym etapie mieć pewność, czy dobrze interpretujemy zapisy regulaminu.

Z wnioskami jest tak: lepsze wrogiem dobrego

Opowiem Ci historię, która niech będzie przestrogą. Powiało grozą… To dobrze. Właśnie taki efekt chciałabym uzyskać, żeby Cię uchronić od błędu, który ja sama popełniłam.

Zaczęło się tradycyjnie i naprawdę nic nie zapowiadało katastrofy, która miała nastąpić. Przeczytałam dokładnie regulamin, ściągnęłam mnóstwo pdf-ów z diagnozami na mój dysk, pisałam regularnie, chociaż świeżutkie książki z biblioteki kusiły, telefon rozgrzał się do czerwoności od rozmów i moich pytań do obsługi. Wypitych kaw i nowych siwych włosów na głowie nie liczę. Wszystko było na dobrej drodze. Wydrukowany wniosek dałam do podpisu Pani Prezes fundacji, ale tuż, tuż przed podpisem stwierdziłam, że trzeba koniecznie zmienić jedną pozycję w budżecie. Właściwie nie była to zmiana ani szczególnie potrzebna, ani też wnosząca nową jakość. Uparłam się i dokonałam zmiany. Wydrukowałam ponownie. Wniosek został podpisany i wysłany do organizatora. Jakie było moje zdziwienie, kiedy tydzień później wniosek… odpadł z przyczyn formalnych. Pierwszy raz od kiedy pamiętam…. Jak się domyślacie, jedna (naprawdę malutka) zmiana spowodowała zaburzenie w innych pozycjach do tego stopnia, że wkład własny nie osiągnął wymaganego pułapu 10%. Gdybym składała ten wniosek przez internetowy generator, system szybko zasygnalizowałby nieprawidłowość. W tym przypadku jedyną formą składania wniosku był formularz WORD. Tak, są jeszcze takie programy 🙁

Powiecie – pech! Odpowiem Wam słowami Mariana Hemara: „Co to jest pech? Jest to zdrobniała katastrofa”.

Wnioski? Nie dokonujcie żadnych zmian w ostatnim momencie. To nie jest dobry czas na jakiekolwiek zmiany.

Jeśli znajdziesz sposób, to i śnieg możesz zapalić

Głosi pewne przysłowie kirgiskie. Każdy z nas ma swoje wypracowane schematy pisania wniosku grantowego. Życzę Wam skutecznych sposobów, sprawdzonych metod, przyjemnej i owocnej pracy nad wnioskami, z których większość (nie można mieć wszystkiego, zostawmy też coś dla innych) otrzyma dofinansowanie!